مشارکت مدیر و کارمندان منجر به موفقیت می گردد (بخش اول) - مجله تانی بای

ایجاد فرصت کنترل منظم

هیچ فرمول یا قانون خاصی درباره اینکه اعضای تیم هر از گاهی باید یکدیگر را برای مرور پیشرفت کار دیدار نمایند، وجود ندارد. اما شاپیرو معتقد است بهتر است از همان ابتدا با سازمان دهی بیشتر شروع کنید و بعد در زمان و پیشرفت خوب کار آرامش داشته باشید تا اینکه از ابتدا با سازماندهی کم شروع کنید و بعد که از کارها عقب افتادید بر روی تیم فشار وارد آورید. وقتی در مراحل ابتدایی برنامه ریزی پروژه هستید، در زمان بندی خود، کنترل مرتب، منظم و زمان بندی شده را قرار دهید. اگر تیم پیشرفت خوبی دارد و احتیاجی به جلسه نیست، همواره می توانید جلسات را لغو کنید.

انتظارات خود را از ابتدا معین کنید

شوارتز می گوید وقتی اعضای تیم با هم خوب کار می نمایند، این موضوع نشان از آن دارد که همه این افراد طرز فکر یکپارچه ای دارند و اهداف و برنامه هایشان روشن و آشکار است. وی ادامه می دهد در شروع یک پروژه به اعضای تیم خود یاری کنید تصمیم بگیرند قرار است، چگونه با یکدیگر کار نمایند و از آن مهم تر اینکه چگونه به یکدیگر جوابگو باشند. او پیشنهاد می کند به طور آشکار توافق کنید که اعضای تیم بر روی چگونه موضوعاتی مثل تقسیم کار یا زمان اتمام کار برنامه ریزی نمایند.

جلسات مرور پیشرفت کار را سازمان یافته برگزار کنید

شاپیرو می گوید وقتی قرار شد اعضای تیم شما با هم کار نمایند و به یکدیگر بازخورد بدهند، باید روی این موضوع که اعضای تیم در سطح فردی چه عملکردی دارند دقیق تر شوید. از تمامی اعضای گروه بخواهید نکات خاصی را درباره هم تیمی های خود بازگو نمایند که باید در جلسه با صدای بلند و در حضور همه خوانده گردد. هر یک از اعضای گروه باید یک مورد قابل تقدیر درباره اعضای دیگر گروه و یک مورد که نشان دهد اگر به صورت دیگری کار انجام گردد بهتر است، بازگو نمایند. هدف این است که یاری کنیم اعضای تیم بدانند رفتارشان بر دیگران چه تاثیراتی می گذارد. اگر اعضای تیم بازخوردهای شبیه به هم را از چند نفر دریافت نمایند، اثر آن بیشتر می گردد. شوارتز پیشنهاد می کند وقتی نوبت شما شد، با مشارکت دادن دیگران، به نظرات خود اعتبار بدهید. به عنوان نمونه بگویید آیا شما هم موضوع را همین گونه می بینید؟ آن گاه عکس العمل آن ها را مشاهده کنید.

سوالات کلی بپرسید

رد و بدل کردن بازخورد یک مهارت است که افراد زیادی فاقد این مهارت هستند. شاپیرو می گوید یکی از اهداف شما باید توسعه ظرفیت تیم برای ارائه بازخورد باشد، ضمن اینکه باید به افراد یاری کنید به بیان احساسات و نظرات اعضای گروه درباره عملکرد تیم عادت نمایند. قدم به قدم پیش بروید. در جلسه دوم یا سوم از اعضای تیم سوالات کلی بپرسید مثل از یک تا پنج، به نظر شما نمره تیم در تقسیم کار چند است؟ چه موضوعاتی احتیاج به تغییر دارد؟ شما به عنوان یک رهبر واسطه چنین گفت و گوهایی هستید. شوارتز می گوید: وقتی اعضای تیم شروع به صحبت کردند، دو موضوع را به بحث بگذارید؛ اول اینکه نقاط قوت تیم چه مواردی هستند و دوم اینکه چالش های پیش رو کدام اند.